Privacybeleid

AboutSpace is een online platform van Stichting TimeWindow, gevestigd aan Beukelsdijk 110a, 3022 DK Rotterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 92679676.

In deze Privacyverklaring leggen wij uit hoe AboutSpace persoonsgegevens verwerkt wanneer u gebruikmaakt van het AboutSpace-platform, bijvoorbeeld wanneer u:

• een account aanmaakt;
• een Ruimte aanbiedt;
• een Ruimte zoekt;
• een Boeking maakt;
• communiceert met een andere gebruiker;
• gebruikmaakt van betalingsmogelijkheden;
• contact opneemt met AboutSpace;
• een klacht indient;
• of op een andere manier gebruikmaakt van onze diensten.

Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via:

info@aboutspace.nl

Welke gegevens wij verwerken hangt af van uw rol en van de functies die u gebruikt.

2.1 Gegevens van Gasten

Wij kunnen onder meer verwerken:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• adresgegevens;
• accountgegevens;
• boekingsgegevens;
• gegevens over de Ruimte die u gebruikt;
• communicatie met AboutSpace of de Gevestigde huurder;
• gegevens over klachten of incidenten;
• betaalgerelateerde informatie die nodig is voor de verwerking van een Boeking;
• technische gegevens over het gebruik van het Platform.

2.2 Gegevens van Gevestigde huurders

Wij kunnen onder meer verwerken:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• adresgegevens;
• accountgegevens;
• gegevens over de aangeboden Ruimte;
• beschikbaarheid;
• Huurprijzen;
• boekingsgegevens;
• gegevens over ontvangen betalingen;
• Stripe-gerelateerde gegevens;
• fiscale gegevens;
• identificatiegegevens;
• gegevens die nodig zijn voor DAC7;
• communicatie;
• klachten- en incidentgegevens;
• technische gegevens.

Wanneer een Gevestigde huurder als ondernemer handelt, kunnen daarnaast bedrijfsgegevens worden verwerkt, zoals:

• bedrijfsnaam;
• KvK-nummer;
• btw-nummer;
• zakelijke contactgegevens.

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden.

3.1 Accounts

Om gebruikersaccounts aan te maken, te beheren en te beveiligen.

3.2 Boekingen

Om het mogelijk te maken dat Gasten en Gevestigde huurders met elkaar in contact komen, Boekingen tot stand komen en de Huurovereenkomst kan worden uitgevoerd.

3.3 Communicatie

Om berichten, vragen, meldingen en andere communicatie tussen gebruikers en met AboutSpace mogelijk te maken.

3.4 Betalingen

Om betalingen rondom Boekingen en Memberships mogelijk te maken en administratief te verwerken.

3.5 Stripe Connect

Voor betalingsverwerking kan AboutSpace gebruikmaken van Stripe Connect.

Stripe kan persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor onder meer:

• betalingsverwerking;
• identificatie en verificatie;
• fraudepreventie;
• beveiliging;
• naleving van wettelijke verplichtingen.

Voor verwerkingen waarvoor Stripe zelfstandig verantwoordelijk is, geldt daarnaast de privacyinformatie van Stripe.

3.6 Beveiliging en misbruik

Wij verwerken gegevens om:

• fraude te detecteren;
• misbruik van accounts te voorkomen;
• aanvallen op het Platform te onderzoeken;
• ongewenst gedrag te onderzoeken;
• de veiligheid van gebruikers en het Platform te beschermen.

3.7 Klachten en geschillen

Wij kunnen gegevens verwerken om klachten, incidenten en geschillen te behandelen en waar mogelijk te helpen bij bemiddeling tussen gebruikers.

3.8 Wettelijke verplichtingen

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld voor:

• fiscale verplichtingen;
• administratie;
• DAC7;
• fraudepreventie;
• gerechtelijke procedures;
• verzoeken van bevoegde autoriteiten.

3.9 Verbetering van het Platform

Wij kunnen gegevens gebruiken om het Platform te onderhouden, beveiligen, analyseren en verbeteren.

Wanneer voor een bepaalde vorm van analyse toestemming vereist is, vragen wij die toestemming.

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen uit de AVG:

4.1 Overeenkomst

Wanneer verwerking noodzakelijk is om een overeenkomst met u uit te voeren of om vóór het sluiten daarvan stappen te zetten.

Bijvoorbeeld:

• accountbeheer;
• Boekingen;
• communicatie over Boekingen;
• Memberships.

4.2 Wettelijke verplichting

Wanneer wij persoonsgegevens moeten verwerken om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Bijvoorbeeld:

• fiscale administratie;
• DAC7;
• wettelijke rapportage.

4.3 Gerechtvaardigd belang

Wanneer verwerking noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van AboutSpace of een derde en uw belangen of grondrechten niet zwaarder wegen.

Bijvoorbeeld:

• beveiliging;
• fraudepreventie;
• bescherming van het Platform;
• behandeling van geschillen;
• verbetering van de dienstverlening.

4.4 Toestemming

Wanneer daarvoor volgens de AVG toestemming vereist is, vragen wij die toestemming.

U kunt toestemming weer intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerking vóór het moment van intrekking.

AboutSpace deelt alleen persoonsgegevens met een andere gebruiker wanneer dit noodzakelijk is voor het gebruik van het Platform, de Boeking, communicatie, veiligheid, klachtenafhandeling of een wettelijke verplichting.

5.1 Gast → Gevestigde huurder

Afhankelijk van de Boeking kan de Gevestigde huurder bijvoorbeeld de naam en contactgegevens van de Gast ontvangen voor:

• uitvoering van de Boeking;
• toegang tot de Ruimte;
• praktische communicatie;
• naleving van huisregels;
• behandeling van problemen rondom de Boeking.

AboutSpace deelt niet meer gegevens dan redelijkerwijs noodzakelijk is.

5.2 Gevestigde huurder → Gast

De Gast kan gegevens ontvangen die noodzakelijk zijn om de Boeking uit te voeren, zoals:

• naam of handelsnaam;
• informatie over de Ruimte;
• contactinformatie die noodzakelijk is voor de Boeking;
• informatie over toegang;
• huisregels;
• toepasselijke voorwaarden.

Een gebruiker die persoonsgegevens van een andere gebruiker ontvangt, mag deze gegevens uitsluitend gebruiken voor doeleinden die samenhangen met de Boeking en het gebruik van de Ruimte.

Persoonsgegevens mogen niet zonder geldige rechtsgrond worden gebruikt voor:

• commerciële spam;
• verkoop aan derden;
• ongewenste marketing;
• andere doeleinden die niet met de Boeking samenhangen.

De ontvangende gebruiker is zelf verantwoordelijk voor het naleven van toepasselijke privacywetgeving wanneer hij of zij persoonsgegevens zelfstandig verwerkt.

AboutSpace kan als platformexploitant onder DAC7 verplicht zijn gegevens van Gevestigde huurders te verzamelen, te verifiëren en te rapporteren aan de Belastingdienst.

DAC7 kan ook van toepassing zijn op particuliere verhuurders. De Belastingdienst noemt onder meer de verhuur van een gedeelte van een onroerende zaak als relevante activiteit.

7.1 Gegevens

Afhankelijk van de wettelijke verplichtingen kan AboutSpace onder meer verwerken:

• volledige naam;
• adres;
• fiscale woonplaats;
• belastingidentificatienummer;
• geboortedatum, indien wettelijk vereist;
• bedrijfsgegevens;
• betalingsgegevens;
• gegevens over de aangeboden Ruimte;
• ontvangen bedragen;
• aantal transacties;
• andere wettelijk vereiste gegevens.

7.2 Verificatie

Wanneer de wet dit vereist, kan AboutSpace de identiteit en verstrekte gegevens controleren.

Dit kan bijvoorbeeld gebeuren aan de hand van officiële documenten.

7.3 Rapportage

Wanneer rapportage verplicht is, worden de vereiste gegevens aan de Belastingdienst of een andere bevoegde autoriteit verstrekt.

7.4 Overzicht voor de Gevestigde huurder

Wanneer AboutSpace gegevens rapporteert, kan zij de Gevestigde huurder een overzicht verstrekken van de gerapporteerde gegevens.

De Belastingdienst vermeldt dat een platformexploitant dit overzicht uiterlijk 31 januari van het daaropvolgende jaar moet verstrekken.

AboutSpace gebruikt Stripe Connect voor de technische ondersteuning van betalingen.

Afhankelijk van de gekozen Stripe Connect-configuratie kan Stripe gegevens verwerken als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke of in een andere juridische rol.

De precieze verwerking wordt mede bepaald door de Stripe-diensten die AboutSpace gebruikt.

Stripe kan onder meer gegevens verwerken voor:

• betalingsverwerking;
• account- en payout-functionaliteit;
• identificatie;
• verificatie;
• fraudepreventie;
• beveiliging;
• wettelijke verplichtingen.

Gebruikers kunnen daarnaast rechtstreeks een relatie met Stripe aangaan, bijvoorbeeld bij het koppelen of verifiëren van een Stripe-account.

AboutSpace kan gebruikmaken van externe dienstverleners voor onder meer:

• hosting;
• software;
• betalingsverwerking;
• e-mail;
• klantenservice;
• beveiliging;
• analytics;
• administratie;
• technische ondersteuning.

Wanneer deze partijen persoonsgegevens namens AboutSpace verwerken, maakt AboutSpace waar nodig afspraken over gegevensbescherming en beveiliging.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgt AboutSpace ervoor dat een passende wettelijke grondslag en, waar vereist, passende waarborgen aanwezig zijn.

Dit kan bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of een door de AVG toegestaan doorgiftemechanisme zijn.

AboutSpace bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is.

De bewaartermijn verschilt per categorie gegevens.

Accountgegevens worden bewaard zolang het account actief is en daarna zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is. Boekingsgegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering en administratie en gedurende eventuele wettelijke bewaartermijnen. Betalingsgegevens worden bewaard volgens de geldende wettelijke en administratieve bewaartermijnen.

Gegevens die voor DAC7-rapportage worden verwerkt, worden bewaard zolang dit wettelijk vereist is. Communicatie met gebruikers en gegevens over klachten en incidenten worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor klantenservice, veiligheid of het behandelen van geschillen.

Technische gegevens en loggegevens worden zo kort mogelijk bewaard, afhankelijk van het doel waarvoor deze nodig zijn, bijvoorbeeld voor beveiliging en het voorkomen van misbruik.

Reviews worden bewaard volgens het Reviewbeleid zodra deze functionaliteit actief is.

Voor fiscale en administratieve gegevens kunnen specifieke wettelijke bewaartermijnen gelden.

AboutSpace kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken voor:

• noodzakelijke werking;
• beveiliging;
• voorkeuren;
• analyse;
• verbetering van de website;
• eventueel marketing.

Voor cookies waarvoor voorafgaande toestemming vereist is, vraagt AboutSpace toestemming.

Gebruikers kunnen hun cookievoorkeuren aanpassen via de beschikbare cookie-instellingen.

De reviewfunctie van AboutSpace is op het moment van vaststelling van deze Privacyverklaring nog niet technisch actief.

Wanneer de reviewfunctie wordt geïntroduceerd, kan AboutSpace persoonsgegevens verwerken voor:

• het publiceren van reviews;
• het koppelen van reviews aan Boekingen;
• moderatie;
• het voorkomen van manipulatie en misbruik.

Wanneer AboutSpace gebruikmaakt van profilering of geautomatiseerde besluitvorming die onder de informatieverplichtingen van de AVG valt, zal AboutSpace daarover afzonderlijke informatie verstrekken.

AboutSpace neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies;
• onbevoegde toegang;
• ongeoorloofde wijziging;
• vernietiging;
• openbaarmaking;
• ander onrechtmatig gebruik.

Geen enkele internetdienst kan echter volledige veiligheid garanderen.

Afhankelijk van de omstandigheden heeft u onder de AVG recht op:

• inzage;
• rectificatie;
• verwijdering;
• beperking van verwerking;
• bezwaar;
• dataportabiliteit;
• intrekking van toestemming.

Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een verzoek over uw persoonsgegevens kunt u indienen via:

info@aboutspace.nl

AboutSpace kan vragen om voldoende informatie om uw identiteit te verifiëren voordat een verzoek wordt uitgevoerd.

Wanneer u van mening bent dat AboutSpace persoonsgegevens niet overeenkomstig de AVG verwerkt, kunt u eerst contact met AboutSpace opnemen.

U kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

AboutSpace kan deze Privacyverklaring wijzigen wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld door:

• wijzigingen in het Platform;
• nieuwe functionaliteiten;
• wijzigingen in wet- en regelgeving;
• wijzigingen in de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt.

Bij belangrijke wijzigingen informeren wij gebruikers daarover op passende wijze.

De meest recente versie is beschikbaar via het Platform.